Isang biyaya ang kakayahan ng taong magpahayag sa paraang hindi lamang limitado sa isa. Ngunit ang biyaya ay hindi lamang nagtatapos sa pagkakabigay at pagkakagamit nito. Nararapat lamang na ito ay pagyamanin at paunlarin tungo sa lalo pang ikahuhusay ng tao sa pangkalahatan. Masasabing hagdan-hagdan paitaas ang pagpapaunlad sa ating kakayahan, kung kaya’t hindi rin nananatili sa pagiging mahusay lamang ang ating kakayahang komunikatibo.

Kailangan itong tumaas ng antas o umakyat pa ng isang baitang sa hagdan at maging mabisa upang maging ganap ang pagtawag dito ng “kakayahang komunikatibo” — kung kailan lumalampas na ito sa sarili at umaabot na nang epektibo sa iba pa nating kasalamuha sa lipunan.

Sa usaping “epektibong komunikasyon,” hindi malalayo o makaliligtaan ang pagsulat ng liham sa iba’t ibang kadahilanan. Maaaring napangungunahan ng takot dahil mas pormal ang anyong ito. Kinakailangang maging doble ang ingat mula sa pagkakamali, dahil ang karaniwang pinadadalhan ng mga ganitong uri ng liham ay mga may katungkulan. Ang tawag sa ganitong sulatin ay korespondensiyang opisyal.

Ang korespondensiya ay sumasaklaw sa lahat ng sulating opisyal na nauukol sa isang kawani — mula sa isang pinuno patungo sa isang kawani, o pinuno sa isang tanggapan, o kaya ay sa loob ng magkakaugnay na tanggapan.

Katangian ng Korespondensiyang Sulatin sa Akademikong Pagsulat

Ang pagsulat ng korespondensiyang opisyal ay isang natatanging paraan ng pagpapahayag na nangangailangan ng kahusayan sa paggamit ng mga espesyal na bokabularyo at parirala sa mga gawaing pampamahalaan, sa serbisyo sibil, at lingkurang-bayan (Belvez et al., 2001). Nangangahulugan ito ng pangangailangan ng pag-aaral at pananaliksik sa kagawarang pagdadalhan ng liham. Ilang paliwanag kung bakit kailangang pag-aralan ang wika ng kagawarang aabutan ng liham ay ang pagkakaroon ng wika ng barayting sosyolek. Ito ay barayting nabubuo sa dimensiyong sosyal (Bernales, 2013) na sa paksang ito ng pag-aaral ng akademikong pagsulat ng korespondensiyang sulatin ay okupasyonal tulad ng guro, abogado, at iba pa. Isang mabisang paraan ng pagkakaunawaan ang pag-aaral ng wika ng mga grupo sa loob ng lipunan upang mapadali ang transaksiyon.

Mga Katangian ng Korespondensiyang Sulatin

Bukod sa pag-aaral ng wika, mahalagang tandaan ang mga katangian ng korespondensiyang sulatin—ang kalinawan, pagkakaroon ng sariling diwa, pagiging magalang, pagsasaalang-alang sa kapakanan ng iba, pagiging maikli, pagiging tiyak, pagiging wasto, at pagkakaroon ng katanggap-tanggap o maayos na anyo.

Kalinawan

Kinakailangang maging mapili sa mga salitang gagamitin. Gamitin ang salitang angkop sa propesyon ng sinusulatan. Ang mga salitang ito ay di lamang nagpapataas ng dignidad ng sinusulatan kundi ginagawa rin nitong madali ang transaksiyon. Ano-ano ang paraan upang magkaroon ng kalinawan ang sinasabi sa liham?

• Dapat na may kahusayan sa wikang gagamitin ang mag-aaral. Ang kalinawan sa pagpapahayag ng sarili sa pamamagitan ng mahusay at mabuting paggamit ng wikang Filipino ay nakapagbibigay ng marangal na impresyon sa sinulatan. Ang pagpapahayag sa Filipino ay malakas at malinaw na hakbang sa pagtulong sa pagiging intelektuwalisado ng wikang Filipino. Ito rin ay humihikayat sa kritikal na pag-iisip gamit ang Filipino.
• Dapat ay naipahahayag nang wasto ang mensahe at nasasagot ng liham ang lahat ng tanong na maaaring mabuo sa isip ng mambabasa.

Solidong Diwa

Buong-buo ang pagpapahayag ng wika na hindi nag-iiwan ng kakulangan sa impormasyon. Mahalaga ring ang nilalaman ng liham ay kongkreto at natitiyak na kakayaning isagawa.

Magalang

Ang mabuting liham, katulad ng taong magalang sa pakikitungo sa kanyang kapwa, ay kinalulugdan at kinagigiliwan. Nakapagpapatibay ito ng ugnayan ng sumulat at sinulatan. Ang pagiging magalang ay makikita sa paggamit ng matatapat at wastong mga salita sa pagpapahayag ng sarili sa sinulatan.

Pagsasaalang-alang sa Kapakanan ng Iba

Sa pakikitungo sa kapwa, hindi palaging mapanghahawakan ang iyong sarili sa anumang pagpapasiya sapagkat ang iyong kagustuhan ay hindi maaaring kagustuhan din ng nakararami. Mahalagang mapag-aralan at malaman ang interes at kawilihan ng iba bago ka sumulat. Kung gusto mong magustuhan ang iyong likhang sulatin, dapat umayon ito sa kanilang interes.

Maikli

Ang haba ng liham ay dapat isaalang-alang upang maipahayag ang mensahe nang walang labis at walang kulang. Ang liham ay mapaiikli lamang hanggang sa habang lohikal. Hindi kinakailangang gumamit ng matayutay na pagpapahayag. Ang kailangan ay ang tuwirang paglalahad ng impormasyon sa taong sinusulatan. Maaaring maging daan pa sa malabong pagkakaunawa sa mensahe ang napakahabang paglalahad.

Tiyak

Iwasan hangga’t maaari ang paggamit ng mga salitang abstrakto at mga pangkalahatang salita. Higit na dapat gumamit ng mga salitang kongkreto at eksakto upang maging tiyak at diretso ang pinupuntong mensahe.

Wasto

Sikaping maging wasto ang liham sa pamamagitan ng walang pag-aagam-agam sa pagpapahayag ng mensahe. Siguraduhing tama ang taong susulatan ng liham, wasto ang pagkakasulat ng pangalan at tirahan, at iwasan ang maraming salitang mali o nakalilito.

Katanggap-tanggap o Maayos ang Anyo

Kailangang katanggap-tanggap ang liham dahil sa hitsura pa lamang ay maipalalagay na ng babasa nito kung maganda o hindi ang nilalaman ng sulat. Nakatutulong din sa kagandahan ng liham ang papel na ginagamit. Mabuting gamitin ang papel na may mataas na kalidad at karaniwang may letterhead. Ang mga uri ng letterhead ay maaaring pahigang mga linya, kombinasyon ng dalawang pahigang mga linya, patayong mga linya, piramideng mga linya, piramideng pabaligtad, at magkasalungat na piramide. Binibigyang-halaga rin dito ang porma ng liham na lubhang naiba sa liham-pangkaibigan. Ang mga porma ng liham sa korespondensiya, tulad ng nabanggit sa naunang modyul, ay pormang may indensiyon, pormang full block, at pormang modified block na walang indensiyon ang bawat simula ng talataan.